Проверенный способ автоматизировать обработку заказов быстро и просто

Как автоматизировать обработку заказов и увеличить производительность бизнеса

Довольно часто мы встречаем ситуацию, когда наши клиенты для контроля заявок и заказов используют Excel, вместо удобных и более эффективных инструментов автоматизации, например, CRM-системы. Также часто пользуются очень простыми CRM, которые по функционалу едва ли лучше «Экселя». В таких ситуациях мы проводим анализ подобных систем обработок и чаще всего в районе 1000 необработанных заявок, пришедшие с лендингов и не попавшие в руки отдела продаж.

Это способствовало потере не только потенциальных клиентов, но и продажам, которых не было в наличии. Также это влияло и на инфраструктуру, из-за чего каждый регион не объединился в одну общую систему, а имел отдельный телефон, почту и прочие средства коммуникации с клиентами. Такие ситуации очень сильно тормозят бизнес-процессы и негативно влияют на прибыль компании. 

Чтобы решить такие ситуации, необходимо не только провести внедрение полноценной CRM-системы, но и сформировать логику цепочки всех процессов получения и обработки заявок.

В этой статье расскажем, как мы разрабатывали алгоритм автоматизации заявок для увеличения производительности. Будет полезно как собственникам производственных компаний, так и разработчикам, которые ищут решение для автоматизации процессов.

Обработка заявок через CRM и колл-центр

Когда в бизнесе наблюдается ситуация, при которой поставщики услуг создают масштабный поток заявок, появляются трудности в оформлении заявок — это происходит в разных форматах и отчетах. Из-за этого оператором приходится учитывать все значения по-разному, что затормаживает процесс обработки.

Получается случайная последовательность, при которой сбор данных поставщиков происходит с разных источников, операторы их оформляли, согласна внутренним отсчетам, а далее вносили в «1С». И когда клиенты называют одну и туже позицию по-разному, но совершая одинаковый заказ, возникают те самые трудности для дальнейшего согласования менеджерами. 

Они в свою очередь добавляли всех клиентов в CRM-систему, но при этом не проводили по ней сами продажи или сделки. Также менеджеры передавали заказы рандомным способом: фото, аудио и текстовые сообщения в мессенджерах и емейл. А парой клиенты сами писали оператора, чтобы им отгрузили заказ.

4 шага для автоматизации обработки заявок

С помощью проверенного метода, была наложена логика системы: все полученные заказы обрабатываются через сервис, дополнительно проводится проверка поставщика, заказов и наличие продуктов. Далее эти данные проходят процесс обработки в CRM для анализа покупки и сделки. Это произошло с помощью следующих шагов. 

Анализ каталога и проверка его актуальности

Внедрить CRM-систему Битрикс24 и провести тестирование. Благодаря этому определяются все неактуальные по наличию позиции, что исключит в дальнейшем косяки в продажах, улучшить их качество и сервис.
 

Сводка к единой системе измерения продуктов

После тестирование можно опередить какая единица измерения продуктов необходима для облегчения обработки заявок. После чего разработать единую систему, через которую будут проводиться все заказы. Так можно избавится от путаницы в заявках между операторами и менеджерами.

Единый форма коммуникации  

Внедрение одной системы и единого формата для передачи данных по заказу через CRM-систему. Таким образом все полученные данные операторами и менеджерами заполнялись по единой форме и загружались в Битрикс24.

Избавление от страха в переменах

Когда в компании начинается процесс автоматизации, сотрудники начинают бояться, что их заменят. Поэтому после внедрения CRM системы и других инструментов для автоматизации, важно провести обучение для сотрудников, что поможет в более быстром порядке наладить общую систему бизнес-процессов.

Таким образом система стала выглядеть так: клиент оформляет заказ — оператор – помогает с оформлением — менеджер продает — клиент получает заказ.

После внедрения Битрикс24 и построения всех процессов с нуля, в CRM стали попадать все обращения новых клиентов и повторные заявки. Они рассортированы по потребностям, некоторые из них сначала проходят обработку через операторов, а некоторые сразу попадают менеджерам. 

Благодаря этому менеджеры и руководители смогли получать данные о всех этапах сделки, лучше контролировать необходимые показатели, наладить коммуникацию с клиентом и сделать качественный сервис. Операторы в свою очередь быстрее проводить консультацию и оформлять заказы клиентов.

Для проведения такой процедуры, вы можете заказать внедрение Битрикс24 и получить скидку 15% на его настройку. Успейте оставить заявку!