Для чего необходимо составлять отказное письмо в бизнесе

Какие товары в бизнесе требуют отказное письмо и как его оформить

Отказное письмо — это документ, подтверждающий отсутствие необходимости товара в сертификате качества или декларации соответствия. Такое письмо необходимо всем предприятиям, которые производят и продают товар. 

Его могут запрашивать как и покупатели, как и контролирующие органы, так и сами торговые площадки (например, маркетплейсы). Из-за большого разнообразия товаров существуют разные виды отказных писем, например:

• письма, составленные МЧС и подтверждающие, что товар не подлежит пожарной сертификации; 
• санитарно-эпидемиологические письма подтверждают Роспотребнадзору, что продукция не подлежит особому контролю;
• таможенные письма подтверждают, что товар не должен проходить карантинный контроль и получать сертификат по стандартам РФ или ЕАЭС.

Из всех возможных самый популярный вид письма — торговые отказные письма по сертификации. Их часто предоставляют покупателям и маркетплейсам: Wildberries, Ozon, «Яндекс.Маркету» и другим. 

На какие товары нужно получать отказные письма

По вышенаписанному уже можно понять, что все товары можно разделить на 2 группы: подлежащие и не подлежащие сертификации или декларированию. Как раз вторая группа и нуждается в отказных письмах.

Полный перечень таких товаров, которые подлежат указан в Постановлении Правительства РФ №2425. К ним относятся, например, принадлежности для новорожденных, медицинские изделия, термосы и нательное бельё. По закону оформлять отказные письма их должны продавцы и производители.

Для всех остальных товаров необходимо оформлять отказные письма. Отказные письма нужно оформлять для всех остальных товаров. Например, для декоративных украшений, обуви, зонтов и прочего.

Прежде чем оформить письмо, стоит проверить наличие вашего товара в списках для обязательной на сертификации или декларирования.

Что нужно для оформления отказного письма

Оформить отказное письмо могут: ИП, юридические лица, самозанятые. Для этого нужно обратиться в один из сертификационных центров и предоставить пакет бумаг.

Требования к пакету документов могут различаться у разных центров. Чаще всего просят:

• Заявление. Форму заявления высылает сертификационный центр.
• Данные о заявителе. Обычно это ОГРН, ИНН, юридическое название компании, ФИО её руководителя. Если письмо запрашивает самозанятый, понадобятся только ФИО и ИНН.
• Технические характеристики товара. Основные характеристики, которые вы будете указывать на сайте или на маркетплейсе.
• Идентификационные коды продукта. Это коды ТН ВЭД и ОКПД 2. Найти ТН ВЭД можно здесь по названию товара. Код ОКПД 2 ищите в классификаторе.
• Учредительные документы. Это устав и выписка из ЕГРЮЛ или выписка из ЕГРИП. Они нужны, если заявление подаёт юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.

Можно отправить все эти данные по электронной почте или принести документы лично. Отказное письмо отправят с курьером или почтой.

Сколько действует отказное письмо

По закону срок действия такого письма приравнивается к 1 году. Однако письмо могут также выжать без срока действия. В этом случае отказное письмо становится бессрочным и действует, пока в список товаров для обязательной сертификации не внесут изменения.

За этим нужно следить. Например, действующее сейчас постановление вступило в силу 1 сентября 2022 года. Все бессрочные письма, оформленные до первого сентября по старому постановлению №984, теперь действуют до первого сентября 2025 года. После нужно будет получать их заново.

Что будет, если не оформить отказное письмо

Официально производители и продавцы не обязаны оформлять отказные письма. Но лучше сделать это — по двум причинам.
 

1. Вероятность в дальнейшем потерять время. Контролирующие органы периодически устраивают проверки и нередки случаи, когда некоторые товары дает повод усомниться, что им не нужны сертификаты и декларации. Пока товары проходят проверку и участвуют в процессе разбирательства, продавец и производитель не могут продавать товары и уезжать за границу. Поэтому гораздо выгоднее заранее подготовить отказное письмо, чтобы в дальнейшем не подвергнуть бизнес значительным убыткам.

2. Вероятность в получить блокировку на маркетплейсах. Маркетплейсы также устраивает внутренние проверки и в их ходе могут запросить документы на товар сами или после жалоб от покупателей. В случае, если не представить сертификат или отказное письмо в течение срока, указанного в оферте, маркетплейс может заблокировать товар. Если документов не будет на большую часть товаров, могут заблокировать весь аккаунт. Блокировка сохраняется до момента, пока вы не представите документы.

Важно, чтобы дата выдачи документа была до момента первой поставки. Поэтому отказное письмо надо оформлять заранее. Вариант «начать продавать, а потом получить документ» не подходит.