Виртуальный офис для бизнеса: плюсы и минусы

Что такое виртуальный офис для бизнеса и какие у него плюсы и минусы

Виртуальный офис – это некое рабочее пространство для сотрудников компании, которое располагается в интернете. Он помогает организовывать рабочие процессы и коммуникацию с сотрудниками, находят в разных точках страны или мира, а также автоматизировать и оптимизировать многие бизнес-процессы.

Виртуальный офис считается современным способом организации офисной деятельности для масштабирования бизнеса или экономии ресурсов фирмы, при этом ее возможности могут быть полностью аналогичны формату офлайн. Он особенно актуален в сфере IT и дизайна, где большая часть деятельности исполняется через интернет.

Основные компоненты офиса

• Обязательное наличие почтового адреса;
• Многоканальный телефон с несколькими линиями;
• IP-АТС для перевода вызовов (городские, мобильные, виртуальные номера);
• Операторы колл-центра для консультаций.

Первичные обращения клиентов в виртуальный офис проходят через операторов, если они недоступны, то обращения перенаправляются на почту или в соцсети, если настроены эти инструменты коммуникации (например, внедрение чат-бота). 

Имея виртуальный офис, можно автоматизировать анализ обращений для формирования статистики с точными цифрами заказов, количества звонков, оценки качества сервиса, длительность разговоров, данные о спросах  и так далее. Таким образом определяются потребности клиентов и в дальнейшем разрабатывается новый продукт.

Плюсы и минусы виртуальной офиса для бизнеса

Как и у любого инструмента для управления бизнеса и го процессов, виртуальный офис имеет свои плюсы и минусы, благодаря которым вы можете определить необходимость для его внедрения.

Положительные влияние виртуального офиса

Эффективность производительности труда

Автоматизация рабочих процессов помогает сотрудникам сократить время на дорогу, снизить уровень стресса при личных обращениях клиентов, ускорить процесс коммуникации и улучшает концентрацию на работе.

Удобные условия и комфорт

Сотрудник может обустроить комфорт, работая дома: создать необходимые для него условия, при которых он не будет ни в чем нуждаться и ему никто не будет мешать. Это помогает лучше планировать рабочее время с учетом личных интересов, больше проводить времени с семьей, повышает рабочую мотивацию, снижает стресс.

Удовлетворение работой

Находясь на удаленной работе, сотрудники реже увольняются. Это положительно влияет на работу HR-отдела, которые тратят меньше ресурсов на поиск, наем и обучение сотрудников, тем самым уменьшая затраты компании. Кроме того появляется возможность набирать сотрудников из любой точки мира, снизить риск заболеваний и ухода на больничные.

Экономия на офисное содержание

Благодаря виртуальному офису можно переместить целые отделы на удаленную работу, тем самым сэкономить финансы на аренде офиса, оборудовании, содержании сотрудников внутри офиса.
 

Недостатки виртуального офиса

Карьерный рост слабее

Довольно часть карьерный рост сотрудников на удаленной работе протекает медленнее. Связано это с трудностями корректно давать оценку характеристикам сотрудников их возможностей продвижения со стороны руководства, в отличие от личного присутствия в офлайн офисе.

Технические характеристики и трудности

Виртуальный офис требует к себе стабильный доступ к скоростному интернету и наличие хорошего оборудование. Чем больше инструментов необходимо для деятельности, тем качественнее должно быть оборудование. Поэтому в случае технических неполадок, работа может заморозиться.

Риски репутации компании

Если речь идет о крупных клиентах и деловой репутации, то виртуальный офис может проиграть в этом плане, так как не все клиенты могут воспринимать его всерьез.

Взаимодействие с рабочим коллективом снижается

Когда сотрудники работают не в одном месте, а удаленно, то уровень коммуникации снижается, а это влияет на дружеские и социальные взаимодействия. А это увеличивает вероятность недопониманий и конфликтов.

Риски конфиденциальности

Для сохранения дефицитности удаленной работы, нужна хорошая защита от хакерских атак. И чем дороже информация, тем больше финансов придется потратить на ее защиту.

Когда виртуальный офис необходим бизнесу

• для компаний, которые только на старте своей деятельности;
• для бизнеса, которые открывают свои точки/филиалы/франшизы в других регионах;
• для организаций с небольшим штатом сотрудников, работающих удаленно;
• для предпринимателей, которые большую часть рабочего времени проводят в командировках;
• для предприятий, нуждающихся в зарегистрированном юридическом адресе;
• для компаний, которым нужно срочно открыть офис.

Виртуальный офис можно организовать как и самостоятельно, так и нанять уже готовый штат, например, услуги аутсорсинга колл-центра или поиска и найма сотрудников. Заказать свой виртуальный офис для колл-центра и HR вы можете на нашем сайте.