Методы оптимизации бизнеса и его бизнес-процессов

Что такое оптимизация бизнеса и какими методами ее внедрить

Слово "процесс" может иметь несколько разных значений, но в бизнесе процесс - это просто последовательность шагов для выполнения задачи. А оптимизация процессов? Это искусство и наука сделать эти шаги максимально эффективными, насколько это возможно.

Цель оптимизации процессов - улучшить качество вашей продукции при одновременном снижении затрат и максимизации ресурсов. Другими словами, вы хотите делать больше с меньшими затратами.

Как руководитель проекта, вы, вероятно, хорошо осведомлены о важности оптимизации. В конце концов, оптимизация - это в значительной степени основа вашей должностной инструкции. Но каков наилучший способ ее достижения? В этом руководстве мы ответим на этот и многие другие вопросы. Давайте разберемся!

Что такое оптимизация бизнеса и бизнес-процессов?
 

Существует много разных подходов к оптимизации процессов, но все они имеют одну общую цель: сделать ваш бизнес более бесперебойным.

Оптимизацию процессов можно использовать для улучшения любого процесса в вашем бизнесе, от продаж до креатива и производства. Фактически, вы даже можете использовать это для оптимизации своей личной производительности. Главное - определить области, в которых вы можете внести улучшения, и разработать план, позволяющий воплотить эти улучшения в жизнь.

Вот несколько примеров методов оптимизации процессов:

• Устранение избыточности
• Внедрение автоматизации
• Оптимизация рабочих процессов
• Улучшение коммуникации
• Прогнозирование изменений

Почему оптимизация процессов так важна?

Проще говоря, оптимизация процессов важна, потому что она может помочь вам сэкономить время и деньги. Оптимизированный процесс, как правило, быстрее и эффективнее неоптимизированного процесса. Это означает, что вы можете выполнить больше работы за меньшее время, что приведет к значительной экономии средств.

Кроме того, оптимизированные процессы часто легче контролировать. Это может облегчить вашу работу в качестве менеджера проекта и помочь вам избежать потенциальных проблем в будущем.

• Оптимизированные операции: вся ваша работа становится более организованной и продуктивной, когда вы оптимизируете процессы, повышая моральный дух и эффективность по всем направлениям.
• Повышение удовлетворенности клиентов: если клиенты довольны вашими продуктами или услугами, они, скорее всего, вернутся за добавкой. Оптимизируя процессы, вы можете улучшить качество продукции и повысить удовлетворенность клиентов.
• Снижение затрат: как упоминалось ранее, ключевым преимуществом является экономия средств. Оптимизируя процессы и сокращая количество отходов, вы можете сократить общие затраты и увеличить прибыль.
• Улучшенное управление ресурсами: с помощью оптимизации вы часто поймете, что вам не нужно так много ресурсов для выполнения работы. Опять же, это приводит к снижению затрат и повышению эффективности.
• Меньше ошибок: оптимизированными процессами, как правило, легче управлять и контролировать, что может помочь вам избежать потенциальных проблем и ошибок.
• Больше творчества: люди часто забывают, что творческая работа - это тоже процесс. Когда вы оптимизируете мышление людей и совместную работу над творческими проектами, происходят хорошие вещи. Просто взгляните на планировку офисов Pixar. Когда Стив Джобс пришел в студию в 1999 году, одним из его нововведений было построить штаб—квартиру вокруг гигантского центрального атриума, чтобы все - от главного аниматора до повара столовой - могли общаться. Почему? Потому что он хотел создать пространство, которое “способствовало бы встречам и незапланированному сотрудничеству” - двум основным элементам творческих идей. По сей день студия известна во всем мире своим творчеством.

Управление процессами и проектами: в чем разница?

Проекты и процессы - это две разные вещи, но их часто путают. Вот краткое изложение разницы между ними:

• Проект - это временное мероприятие с определенной целью и сроками. Процесс - это последовательность шагов для выполнения задачи.
• Проекты, как правило, являются разовыми мероприятиями, в то время как процессы продолжаются.
• У процессов может быть несколько целей, в то время как у проектов обычно есть конкретная цель.
• Проекты обычно имеют определенный график, в то время как процессы могут быть открытыми.

Методы оптимизации бизнеса и его бизнес-процессов

Существует множество различных способов оптимизации ваших бизнес-процессов. Конкретный подход, который вы выберете, будет зависеть от характера вашего бизнеса и типов рабочих процессов, которые вы хотите оптимизировать, но вот некоторые из наиболее популярных вариантов.

• Устранение ненужных шагов: если какой-то шаг не добавляет ценности вашему результату, избавьтесь от него.
• Автоматизация процессов: автоматизируя повторяющиеся задачи, вы можете высвободить время и ресурсы, которые лучше потратить в другом месте.
• Оптимизация процессов: сделайте ваши процессы более эффективными за счет сокращения отходов и повышения производительности.
• Аутсорсинг: когда вы передаете процесс на аутсорсинг, вы, по сути, передаете ответственность за этот процесс другой компании или подрядчику.
• Внедрение принципов бережливого производства: методология бережливого производства часто используется на производстве для устранения отходов и повышения эффективности.
• Интеллектуальный анализ процессов: интеллектуальный анализ процессов - это подход к оптимизации, основанный на данных. Она включает в себя использование данных из журналов событий для составления схемы ваших процессов и определения областей для улучшения.
• DMAIC: DMAIC - это подход, часто используемый в Six Sigma. Это означает определять, измерять, анализировать, улучшать и контролировать - пять фаз, которые образуют цикл. Начните с определения ваших клиентов (или процесса) и ваших целей. Затем измерьте свою текущую производительность. После этого вы проанализируете свои данные, чтобы определить области для улучшения. Наконец, вы можете внедрить улучшения процессов и внедрить средства управления, чтобы гарантировать, что изменения сохраняются.
• PDSA: PDSA означает Планировать, делать, изучать, действовать. Это похоже на DMAIC, но немного проще. Начните с планирования изменений. Затем внедрите изменения и изучите результаты. После этого вы можете решить, следует ли сохранить изменения или вернуться к чертежной доске.
• Кайдзен: Кайдзен - это японский подход к непрерывному совершенствованию, который предполагает внесение небольших постепенных изменений, которые со временем приводят к большим результатам.

Выбор подходящего человека для контроля процедур оптимизации процессов зависит от вашего бизнеса. В некоторых случаях может иметь смысл возложить ответственность на генерального директора или другого руководителя высшего звена. В других случаях, возможно, имеет смысл делегировать ответственность менеджеру более низкого уровня.