Голосовое меню для горячей линии: пошаговое руководство

Как создать голосовое меню для горячей линии вашей компании

Автоматическое меню телефона является жизненно важным активом для вашего бизнеса. Предоставление меню абонентам помогает значительно сократить время ожидания и как можно скорее доставить их в нужный отдел.

‍

Мы знаем, насколько важно обслуживание клиентов, и, предлагая абонентам меню, можно сократить время ожидания и повысить удобство общения по телефону. Ранее мы рассказывали, как запустить свою горячую линию для бизнеса, сегодня расскажем подробно, как организовать голосовой меню для горячей линии вашей компании или бизнеса.

1. Установите бизнес-телефонную линию (‍IVR)

Скорее всего, в вашем бизнесе, вероятно, уже есть хотя бы одна телефонная линия. Телефонная линия - это первый важный шаг в настройке вашего бизнеса с помощью меню телефона.

‍IVR служит для маршрутизации обращений. Сообщите клиенту куда он позвонил, и что нужно сделать для того, чтобы связаться со специалистом. Этого будет достаточно.

Ну и не забудьте настроить отдельное меню для звонков в нерабочее время. Функционал виртуальной АТС позволяет переводить звонки в это время на личный мобильный номер или включать автоответчик‍.

Для удобства мы рекомендуем внедрить виртуальную телефонию в CRM-систему. Это поможет вам более доступно и удобно проверять записи звонков, мониторить обращения, а также обращения будут автоматически фиксироваться в карточку клиента. Для малого и среднего бизнеса отличным вариантом будет Битрикс24.

Сейчас в нашей компании действуют скидки до 50% на автоматизацию бизнеса, внедрение и настройку CRM-системы! Подробнее на нашем сайте.

2. Убедитесь, что у вас есть автосекретарь

«Автосекретарь» - это ваш виртуальный секретарь в приемной. ‍

Автосекретарь - это программное обеспечение, которое предоставляет вашему абоненту меню вызова. Если вы не уверены, есть ли в вашей телефонной системе функции автосекретаря, один из наших специалистов сможет помочь вам по телефону 8800ХХХХХХХ.

‍

3. Выберите свой рабочий номер телефона

У большинства компаний есть «основной» номер телефона горячей линии. Это номер телефона, который рекламируется на вашем веб-сайте, в рекламных материалах и т. д.

‍

Вполне вероятно, что в вашем бизнесе они уже встроены в вашу телефонную систему - если вы не уверены, вы можете позвонить нам по телефону 8800ХХХХХХХ, и мы будем рады узнать это для вас.

‍

4. Определите свои группы

Это самый важный этап для настройки автоматического меню для бизнеса. Определение ваших групп означает разделение пользователей на категории, которые будут вызываться, когда пользователь выберет ту или иную опцию.

‍

Примерами распространенных групп являются:

• Продажи
• Поддержка
• Учетные записи
• Консультация

‍

Эти группы, часто называемые "поисковыми группами". Это означает, что когда вызывающий абонент звонит в вашу компанию, он может выбрать вызов группы "продажи" или "группа поддержки", и, выбрав группу, он затем вызывает все команды в этой группе.

‍

СОВЕТ: Пользователи также могут находиться в нескольких группах одновременно. У вас также может быть "переполнение" вызовов между группами, поэтому вызов не останется без ответа, если все ваши сотрудники заняты.

‍

5. Запишите свое сообщение

Заключительным этапом настройки автоматического меню бизнес-телефона является запись сообщений приветствия и меню. Это записи, которые представляются абонентам, когда они звонят, и часто начинаются со слов "Здравствуйте, и спасибо, что позвонили *название компании*. Пожалуйста, внимательно прослушайте следующую информацию. "

‍

Другие приветствия, которые компании используют в сообщениях голосовго мен для бизнеса, следующие:

• Юридические требования - "Наши звонки записываются для ..."
• Осведомленность - "Пожалуйста, оставайтесь на линии, сейчас мы сталкиваемся с большим количеством звонков ..."
• Совет - "Для получения рекомендаций по платежам посетите наш веб-сайт ..."
• Продажи - "Знаете ли вы, что мы предлагаем 10% скидку на ..."
• После воспроизведения первоначального приветствия вы можете предоставить вызывающему абоненту дополнительные параметры.

Например, "Пожалуйста, нажмите (1) для информации по продуктам, (2) для связи с поддержкой". Можно настроть подменю, чтобы абоненту, который выбирает (1) для отдела продаж, можно было бы предложить другое меню, например: "Пожалуйста, нажмите (1) для связи с нашим отделом продаж в городе Ростов-на-Дону, (2) для отдела продаж в гроде Санкт-Питербург".

‍

Многим людям не нравится слушать запись собственного голоса, поэтому наша команда инженеров будет более чем счастлива сделать запись для вас - если вам это потребуется.

‍

СОВЕТ: Мы также можем разрешить "переполнение" меню администратору или группе по умолчанию, чтобы, если вызывающий абонент не нажмет какие-либо опции, вы не потеряете его вызов.

‍

6. Дождитесь поступления звонков

После того, как вы настроили свое меню, вы можете просто дождаться поступления звонков. Как только они запустятся, ваша команда сможет легко и быстро отвечать на звонки, зная, что они разговаривают напрямую с кем-то, кто запросил их отдел. Вы обнаружите, что время ожидания и очереди вызовов уменьшаются, а ваши клиенты получают более удобный доступ к телефону при звонках в вашу компанию.

‍

Еще одним преимуществом настройки голосового меню для бизнеса является увеличение продаж. Сообщение "Знаете ли вы, что мы предлагаем скидку 20% на все наши ..." может предупредить клиентов о текущих предложениях и помочь увеличить ваши продажи.