Автоматизация кадровых процессов: HR и корпоративный портал

Поделились тем, как автоматизировать кадровые процессы с помощью HR-процессов и корпоративного портала.

Как автоматизировать кадровые процессы с помощью HR-процессов и корпоративного портала

Ключевые преимущества автоматизации кадровых процессов — сокращение затрат на разносторонние ресурсы, значимая экономия времени рабочих часов, увеличение производительности и эффективности сотрудников, а также прозрачность деятельности. Однако многие компании по-прежнему находятся на начальных стадиях развития. Почему так происходит?

В этой статье мы поговорим о главных инструментах и способах автоматизации кадровых процессов.

Что такое корпоративный портал и зачем он нужен бизнесу

Корпоративный портал (сайт) — веб-интерфейс, который доступен сотрудником компании и предоставляет возможность использовать корпоративные данные для выполнения рабочих процессов.

С его помощью сотрудник может иметь доступ к базе своих рабочих данных, например, отчет заработной платы и прочих выплат, ежемесячные результаты KPI, документацию связанную с рабочей деятельность, доступ к заявкам и многие другие процессы, которые влияют на его рабочую сферу в компании.

Если вы еще не имеете своего корпоративного портала, вы можете оставить заявку на нашем и получить бесплатную консультацию по его разработке уже сегодня.

Как автоматизировать кадровые процессы

Показатель успеха опытного HR заключается в результатах объединение разных корпоративных систем, которое образует некий центр компании с разнообразным функционалом и является единым инструментом для качественной работы руководителей и сотрудников. Чтобы достичь этого результата, отличным вариантом станет корпоративный портал (сайт) и внедрения в него необходимых модулей. Этот способ не отменяет уже существующие системы, а объединяет их и делает более доступным и удобным в использовании. Сейчас разберем подробно все шаги.

Шаг 1. Провести аудит текущих HR-процессов

Этот анализ производится на основе текущих обстоятельств, без него невозможно провести необходимые изменения в системах. Провести его можно с помощью матрицы, сформированной на основе жизненного цикла рабочего коллектива в компании.

Подобный аудит позволит получить понимание о HR-процессах, которые производятся неправильно и нуждаются в доработке. Благодаря этой информации формируются остальные шаги автоматизации.

Для оценки эффективности HR-процессов, необходимо знать, понимать и измерять его KPI. Без этих данных сотрудники могут работать по старым алгоритмам, даже если автоматизация уже была внедрена. Например, было произведено внедрение автономного согласования рабочих отпусков, при этом члены коллектива продолжают обращаться к руководству с бумажными заявлениями.

Шаг 2. Создать дорожную карту автоматизации процессов

Дорожная карта автоматизации состоит из грамотной расстановки приоритетов. То есть необходимо измерить емкость текущих процессов и определить степени важности и эффективности от автоматизации каждого.
Нельзя прыгнуть сразу с 1-го уровня на 4-й, поэтому используют дорожную карту, содержание которой зависит от того, кому вы будете ее показывать и для кого готовить:

если руководителям и спонсорам — демонстрация главной выгоды проекта, его сроки и защита бюджета (расчет и презентация экономической пользы от автоматизации с помощью дорожной карты);
если сотрудникам — демонстрация их персональной выгоды (электронные заявления и их согласования на получение декрета, отгула, отпусков вместо беготни с бумагами).
если техническим исполнителям — объяснение необходимой последовательность реализации выполнения задач, модулей, детально о необходимых интеграциях.

Шаг 3. Автоматизация HR-процессов в корпоративном портале (сайте)

Существуют 4 важных пункта, которые необходимо выполнить компаниям, которые находятся на начальном уровне автоматизации кадровых процессов с помощью корпоративного сайта:

1. перевести все виды заявок в электронный вид;

2. создать единое окно доступа ко всем заявкам, структурировать заявки по типам;

3. сделать простые процессы без дополнительных интеграций со сторонними системами;

4. создать личный кабинет сотрудника с возможностью видеть статус по заявкам.

Благодаря им каждый сотрудник сможет мониторить все свои заявки, статусы и сроки их выполнения, а также какие дополнительные данные необходимо предоставить, например, ксерокопию медицинских справок. Также можно отследить какие документы уже готовы и где их можно будет забрать.

Это очень удобный и полезный модуль, который увеличивает лояльность сотрудников и облегчает им рутину, однако в корпоративном портале он встречается редко.

В следующих статьях мы поговорим подробно о личном кабинете для руководителей и сотрудников, какой должен быть функционал и какую пользу он принесет.